Compilare una fattura non basta: per essere emessa, deve arrivare correttamente al Sistema di Interscambio. Un dato errato o uno stato non controllato possono creare problemi e richiedere successive correzioni. Ecco le principali informazioni che le persone titolari di Partita Iva devono tenere presenti quando emettono una fattura elettronica.
Entro quando deve essere emessa una fattura elettronica?
La scadenza dipende dal tipo di fattura.
La fattura immediata deve essere trasmessa entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
La fattura differita, utilizzata per documentare più operazioni effettuate nello stesso mese nei confronti dello stesso cliente, può invece essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo.
Quali dati controllare prima dell’invio?
Prima di trasmettere una fattura, è bene verificare con attenzione tutte le informazioni inserite, in particolare:
- Partita IVA (se presente) e codice fiscale del cliente;
- denominazione oppure nome e cognome;
- codice destinatario SDI o indirizzo PEC, cioè il dato utilizzato dal Sistema di Interscambio per recapitare la fattura elettronica al destinatario;
- data della fattura;
- numero della fattura;
- descrizione del bene ceduto o del servizio prestato;
- importo e imponibile;
- aliquota IVA oppure, quando previsto, la natura dell’operazione;
- eventuali ritenute e contributi previdenziali, come la rivalsa INPS per gli iscritti alla Gestione Separata;
- modalità di pagamento;
- nel caso di fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, possono essere necessari ulteriori dati, come il codice identificativo dell’ufficio destinatario e, quando richiesti, i codici CIG e CUP.
Occorre inoltre verificare se è dovuta l’imposta di bollo. In presenza dei presupposti previsti dalla normativa, il bollo è pari a 2 euro e, in linea generale, si applica alle fatture di importo superiore a 77,47 euro relative a operazioni non soggette a IVA. Nella fattura si può decidere se addebitarlo o meno al cliente. Se addebitato, il bollo è soggetto a contributo integrativo e imponibile ai fini delle imposte.
Un dato errato può comportare lo scarto della fattura oppure rendere necessaria una successiva correzione.
Cosa significa “In lavorazione”?
Se nel gestionale una fattura risulta “In lavorazione”, significa generalmente che il documento è stato acquisito dal sistema ed è in fase di elaborazione.
Attenzione: questo stato non significa necessariamente che la fattura sia già stata trasmessa e accettata dal Sistema di Interscambio (SdI). È quindi importante verificare cosa accade successivamente e controllare l’esito effettivo della trasmissione.
A seconda del servizio utilizzato, gli stati visualizzati possono essere diversi, ma gli esiti più importanti sono quelli che attestano la trasmissione e l’elaborazione della fattura da parte dello SdI.
Inviata, consegnata o scartata: cosa cambia?
Dopo l’invio, è importante controllare l’esito della fattura:
- in lavorazione: significa che la fattura è ancora in fase di elaborazione da parte del gestionale o del sistema utilizzato;
- consegnata: lo SDI ha recapitato la fattura al destinatario;
- non recapitabile: lo SDI ha correttamente ricevuto la fattura ma non riesce a consegnarla al cliente finale. Può succedere quando viene emessa nei confronti di un soggetto privo di Partita Iva. Dev’essere quindi inviata copia di cortesia;
- rifiutata: presente in caso di fattura verso la Pubblica amministrazione. L’ente ha rifiutato il documento per anomalie o errori (es. descrizione errata, mancanza CIG/CUP, importi errati);
In caso di scarto, la fattura contrassegnata “con errore” deve essere corretta e nuovamente trasmessa. Ci sono 5 giorni di tempo per correggere l’errore mantenendo la stessa numerazione, altrimenti va emessa una fattura con numerazione nuova.
Un controllo in più può evitare problemi
La fatturazione elettronica richiede attenzione non solo al momento della compilazione, ma anche dopo l’invio. Controllare periodicamente lo stato delle fatture permette di individuare tempestivamente eventuali errori o documenti scartati.
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Contabilità